Night Audit
Night audit hotel ialah
aktivitas yang dijalankan oleh staf front office ketika malam hari. Ada banyak
alasan mengapa proses tersebut dilaksanakan pada waktu petang. kamu pasti tahu
bukan apa tugas staf Front Office?
Mereka akan sangat sibuk
ketika pagi hingga sore hari. Sementara ketika dini hari lebih sedikit tugas
yang perlu dijalankan. Sehingga, dapat dipastikan bahwa tugas utamanya ketika
itu ialah mengurus night audit.
Namun, sudahkah kamu apa
itu night audit? Apabila belum mengetahui mengenai hal ini, mari ikut kami
untuk menyimak informasi lengkapnya dalam artikel berikut. Akan kami ulas
mengenai definisi hingga gajinya.
Mengenal Apa Itu Night
Audit Hotel
Mengingat namanya,
aktivitas ini tentu dijalankan tatkala malam hari. Saat proses ini dilakukan,
biasanya hampir tidak ada aktivitas tamu check inmaupun check-out. Sehingga, proses
tersebut dapat dijalankan saat sistem sudah freeze, juga minim gangguan.
Pada waktu itu, kebanyakan
outlet juga sudah tutup. Sehingga, memang tidak banyak pekerjaan yang perlu
dilakukan oleh staf terkait. Maka tidak heran jika nama aktivitasnya tersemat
kata night atau malam.
Night audit hotel adalah
proses peninjauan atau pembukuan transaksi semua outlet dan departemen di hotel
yang dilakukan pada malam hari oleh staf Front office. Termasuk proses
menghitung kelompok pendapatan dan pembayaran dari semua transaksi yang terjadi
pada hari itu.
Secara sederhana Kamu dapat
menyebutnya sebagai tutup buku harian.
Tujuannya supaya bisa
mengeluarkan laporan revenue, perhitungan occupancy, dan laporan lain di mana
sifatnya berupa analisis.
Aktivitas ini biasanya
dijalankan secara manual oleh staf. Akan tetapi, banyak pula software hotel
atau aplikasi yang dapat dimanfaatkan untuk membantu proses tersebut. Umumnya
aplikasi membuat prosesnya menjadi lebih mudah dan tidak rumit.
Proses night audit hotel
akan meneliti hasil posting revenue seluruh shift pada hari itu. Seluruhnya
harus balance antara sistem dan bukti fisiknya.
Orang yang melakukan
pekerjaan ini sebenarnya boleh berasal dari departemen Front Office
maupun accounting.
Terkait penempatan karyawan
ini disesuaikan dengan kebijakan perusahaan perhotelan terkait. Secara detail,
aktivitas ini memuat close cashier, pergantian hari pada system atau running
system, hingga menyusun laporan revenue harian untuk diserahkan ke management.
Fungsi Night Audit di Hotel
industry hospitality seperti hotel yang mempunyai banyak
sumber pendapatan akan sangat memerlukan night audit hotel. Kamu pasti juga
tahu sendiri betapa kompleksnya bisnis hotel. Tidak heran jika perlu aktivitas
khusus untuk mengendalikannya.
Audit ketika malam hari ini
juga mempunyai banyak fungsi.
Mengingat aktivitas
tersebut tergolong alat manajemen yang mampu memeriksa dan mereview pendapatan
maupun active bill dalam satu hari. Mari menyimak beragam fungsinya di bawah
ini.
1. Cek Posting
Salah satu fungsinya ialah
mengecek benar tidaknya seluruh posting yang masuk. Baik itu berupa account
tamu maupun bukan tamu. Seluruhnya perlu dicek secara teliti untuk mencegah
hal-hal merugikan yang tidak diinginkan.
2. Balancing All
Outlets
Fungsi lainnya ialah
balancing atau menjadikan debet dan kredit nol. Balancing ini dijalankan untuk
seluruh outlet yang ada di hotel.
Antara debet dan kredit
tidak boleh ada kesenjangan atau harus seimbang, karena menentukan kelangsungan
bisnis.
3. Mengurus Masalah
Perbedaan Status Kamar
Ada kemungkinan yang
terjadi ketika berhubungan dengan status kamar. Staf yang bekerja dalam night audit hotel
perlu mengurus masalah tersebut hingga sesuai antara kondisi real dan sistem.
4. Memantau Batas
Kredit Tamu
Staf juga perlu memantau
batas kredit tamu. Jika terjadi over, maka perlu mengomunikasikannya dengan
Credit Department. Pada bagian ini tidak boleh terlewat ketika audit.
5. Menyusun Laporan
Tidak lupa staf juga
menyusun laporan untuk manajemen dan departemen lain. Tentu, hasil auditnya
tidak akan tampak apabila tidak membuat laporan. Maka tidak heran jika perlu
menyusun laporan.
6. Shift Commencement
Audit di malam hari ini
juga berkaitan dengan shift. Misalnya saja berkaitan dengan pergantian atau
perpindahan shift. Bisa pula berupa serah terima dari shift malam ke shift
pagi.
Tugas Night Audit Hotel
Posisi Night Auditor pada
hotel sepertinya masih belum familiar di tanah air. Akan tetapi, posisi ini
sudah banyak diterapkan oleh banyak perusahaan perhotelan. Karena tugasnya yang
cukup penting dalam menunjang bisnis perhotelan.
Posisi ini banyak diisi
oleh mereka yang mempunyai latar belakang pendidikan akuntansi. Karena
aktivitasnya juga perhubungan dengan accounting. Supaya lebih jelas, simak
beragam tugasnya di bawah ini.
1. Pelayanan Tamu
Salah satu tugas dalam
posisi ini berkaitan dengan pelayanan tamu. Seperti melakukan pemeriksaan tamu
hingga memenuhi permintaan semalam tamu. Tugasnya bukan sekedar berkaitan
dengan akuntansi.
2. Pembukuan
Tugas paling penting dalam
night audit hotel ialah mengurusi pembukuan akhir hari, audit, dan rekonsiliasi
akun. Seluruhnya perlu dilakukan secara tepat dan teliti supaya terhindar dari
kesalahan.
4. Pre EOD Final
Check
ALL Cash register CLOSED
(buka kembali dan tutup semua register untuk memastikan ditutup). Tidak ada
tamu yang masih dalam proses keberangkatan.
Pastikan tidak ada
kedatangan tamu tanpa jaminan yang masih akan tiba pada saat audit sistem.
Periksa apakah printer yang akan anda gunakan untuk print dokumen dengan jumlah
kertas yang cukup dimuat dalam menjalankan EOD.
Logout semua komputer
kecuali komputer yang akan digunakan untuk EOD. Menginformasikan semua outlet
untuk tidak membuat/mengeprint cek/Bill/Pesanan apapun di sistem komputernya
sampai waktu EOD selesai.
Mulai Proses Audit Akhir
Hari atau pada Malam hari dengan perangkat lunak Front office. Setelah Proses
EOD Selesai.
Print Newspapers Report dan
buat daily newspaper order form. Serahkan Newspaper report kepada tim Bell
Desk.
Laporan diatur untuk
dicetak dan di berikan pada General Manager dan semua HOD. Re check-in semua
kamar PM untuk posting POS (Cash, Credit Card, City Ledger, Lost posting)
5. Membantu Klien
Tugas lainnya ialah
membantu para klien. Mulai dari melayani permintaan tamu, hingga menyelesaikan
proses departure. Penting untuk menjalankan tugas ini secara optimal untuk
menjaga citra baik hotel.
6. Rekonsiliasi Akun
Staf yang bertugas mengurus
night audit hotel juga perlu merekonsiliasi seluruh akun. Termasuk juga
menangani faktur hingga menyiapkan cek gaji. Jadi, dapat dikatakan cukup banyak
tugas staf di posisi ini.
7. Perikas Bill yang
Tertunda
Periksa semua Bill tertunda
yang tersisa. Periksa kamar hotel yang telah dibayar di muka , atau gambar yang
memiliki jaminan perusahaan.
Semua tamu yang baru datang
dan belum membayar jangan dahulu diproses sebagai EOD. Periksa Pending
Keberangkatan. Tinjau keberangkatan yang tertunda.
Jika ada keberangkatan tamu
yang masih tersisa ,cross check dengan bell boy Errand
Card untuk mencari informasi keberangkatan tamu, gunamemastikan bahwa status kamar adalah vancant. Dan cek check out untuk
hal yang sama di sistem.
WARNING !!!
SOP Front Office
Tidak ada komentar:
Posting Komentar